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Ein Bescheid ist fertig. Ein Vertrag liegt zur Freigabe bereit. Ein interner Vermerk muss bestätigt werden. Was passiert in vielen Verwaltungen noch immer? Das Dokument wird ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und wieder abgelegt.
Dieser Ablauf kostet Zeit. Er erzeugt Medienbrüche. Und er passt nicht zu einer Verwaltung, die digital arbeiten will.
Die digitale Signatur beendet diesen Umweg. Dokumente lassen sich direkt in ARCHIKART unterzeichnen: ohne Papier, ohne Programmwechsel, ohne Bruch im Arbeitsprozess. Das signierte PDF wird anschließend revisionssicher im DMS abgelegt.
Eine digitale Signatur ist nicht das Bild einer eingescannten Unterschrift. Sie ist ein technisches Verfahren, das zwei Fragen beantwortet:
Stammt das Dokument wirklich von der Person, die es signiert hat? Und wurde es nach der Signatur verändert?
Dafür erzeugt das System beim Signieren einen eindeutigen digitalen Fingerabdruck des Dokuments, den sogenannten Hash-Wert. Öffnet später jemand die Datei, lässt sich prüfen, ob der Fingerabdruck noch stimmt. Schon kleinste Änderungen machen die Signatur ungültig.
Für die Mitarbeitenden bleibt der Vorgang einfach: PDF auswählen, Signatur starten, PIN eingeben, fertig.
Die digitale Signatur steht auf klarer rechtlicher Grundlage. Die eIDAS-Verordnung der Europäischen Union definiert drei Stufen elektronischer Signaturen: die einfache elektronische Signatur, die fortgeschrittene elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur. Die qualifizierte elektronische Signatur kann gemäß Art. 25 Abs. 2 eIDAS-Verordnung die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform ersetzen. Sie basieren auf zertifizierten Vertrauensdiensten gemäß eIDAS-Verordnung.
Für die deutsche Verwaltung ist außerdem § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes wichtig. Er regelt, wann die elektronische Form die Schriftform ersetzen kann. Soweit gesetzlich Schriftform angeordnet ist, kann diese nach § 3a VwVfG regelmäßig durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden, sofern keine spezialgesetzlichen Ausnahmen bestehen. Für viele interne Vorgänge ohne Schriftformpflicht reicht dagegen eine fortgeschrittene elektronische Signatur, kurz FES.
Auch das Onlinezugangsgesetz macht deutlich: Wer Verwaltungsleistungen digital anbieten will, braucht durchgängige digitale Prozesse. Die Signatur ist dabei kein Zusatz. Sie ist ein Baustein für rechtskonforme, papierlose Verwaltung.
Nicht jeder Vorgang braucht dieselbe Signatur. Deshalb unterstützt ARCHIKART unterschiedliche Verfahren.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur nutzt eine Zertifikatsdatei. Sie eignet sich für interne Vorgänge, Vermerke und Verwaltungskorrespondenz. Sie ist schnell eingerichtet und braucht keine besondere Hardware.
Die qualifizierte elektronische Signatur arbeitet mit Signaturkarte, USB-Token oder HSM. Sie kommt dort zum Einsatz, wo der Gesetzgeber Schriftform verlangt: bei Verwaltungsakten oder Verträgen, für die eine elektronische Form mit qualifizierter Signatur vorgesehen ist.
Governikus DataSign richtet sich an Behörden, die Signieren und Siegeln zentral steuern möchten. Dabei kann entweder eine Person mit ihrer Identität signieren oder die Behörde als Institution siegeln. Das ist besonders nützlich bei Massenverfahren.
Der Ablauf ist bewusst einfach gehalten: PDF auswählen. „PDF digital signieren“ anklicken. Verfahren wählen. PIN eingeben. Fertig.
Das Dokument bleibt im gewohnten System. Es wird automatisch im DMS aktualisiert und revisionssicher gespeichert. Mitarbeitende müssen nicht in ein anderes Programm wechseln. Sie brauchen auch keinen neuen Arbeitsablauf. Die digitale Signatur fügt sich in die tägliche Arbeit ein.
Weniger Aufwand, mehr Sicherheit
Digitale Signaturen sparen nicht nur Papier. Sie sparen Wege, Klicks und Nacharbeit. Dokumente müssen nicht mehr gedruckt, eingescannt und erneut abgelegt werden. Fehlerquellen sinken. Prozesse werden schneller. Gleichzeitig steigt die Sicherheit, weil jede nachträgliche Änderung am Dokument sichtbar wird.
Für Behörden bedeutet das: mehr Verlässlichkeit, weniger Medienbruch und ein klarer Schritt zur digitalen Verwaltung.
Die digitale Signatur macht Verwaltungsprozesse einfacher und sicherer. Sie verbindet rechtliche Verbindlichkeit mit einem schlanken digitalen Ablauf. ARCHIKART bringt die Signatur dorthin, wo sie gebraucht wird: direkt in den Arbeitsprozess.
So wird aus einem papiergebundenen Umweg ein digitaler Vorgang. Schnell. Rechtskonform. Alltagstauglich.
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