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Bei der Betriebskostenabrechnung reichen die klassischen Standardverteilungen nach Fläche, Belegung oder Verbrauch nicht immer aus. Besonders bei Mietobjekten mit komplexeren Abrechnungsstrukturen stoßen diese Standardverfahren oft an ihre Grenzen.
Ein typisches Beispiel: Bestimmte Kosten sollen nur auf ausgewählte Mietobjekte umgelegt werden, etwa ausschließlich auf Gewerbemieter oder nur auf Mietobjekte mit einer bestimmten Ausstattung. In solchen Fällen bieten freie Verteilertabellen die notwendige Flexibilität.
Dazu gibt es ab ARCHIKART 4.79 neue Möglichkeiten. Verteilerwerte müssen nicht mehr manuell eingegeben werden, sondern können direkt aus vorhandenen Daten der Mietobjekte vorbelegt werden.
Um die erweiterten Funktionen kennenzulernen, legen Sie eine Verteilertabelle mit der Berechnung „Tag genau (neu)” an. Damit stehen Ihnen neue Optionen zur Verfügung, mit denen Verteilerwerte automatisch aus den Mietobjektdaten übernommen werden können. Das spart Zeit, reduziert manuelle Eingaben und sorgt für eine konsistentere Abrechnung.
Sie möchten Kosten nach Fläche verteilen, aber bestimmte Mietobjekte von der Umlage ausschließen? Dann nutzen Sie die Option „Vorbelegung aus Flächenkategorien”.
Bei der Abrechnung werden die Flächen der gewählten Flächenkategorie automatisch in die Verteilertabelle übernommen. Dabei werden auch die jeweiligen Belegungszeiträume berücksichtigt. Mietobjekte, die nicht in die Verteilung einbezogen werden sollen, können Sie einfach ausschließen, indem Sie deren Fläche in der Verteilertabelle auf 0 m² setzen.
So bleibt die Verteilung flexibel, ohne dass Sie die komplette Abrechnungsstruktur manuell nachbauen müssen.
Auch Mengenverteilungen lassen sich komfortabel abbilden. Ein praktisches Beispiel sind Wartungskosten für Rauchmelder.
Pflegen Sie dazu einmalig die Anzahl der installierten Rauchmelder als Suchleisteneintrag* am jeweiligen Mietobjekt. Anschließend legen Sie eine Verteilertabelle für Rauchmelder an und wählen die Option „Vorbelegung aus Suchleiste”. Danach selektieren Sie den Suchleisteneintrag, in dem die Anzahl der Rauchmelder erfasst wurde.
Bei der Abrechnung werden die hinterlegten Werte automatisch in die Verteilertabelle übernommen. Auch hier werden die Belegungszeiträume berücksichtigt, sodass die Verteilung auch Tag genau erfolgen kann.
Natürlich kann es vorkommen, dass bei der Abrechnung ein fehlerhafter Wert auffällt.
Auch dafür gibt es einfache Lösungen:
Sie können den Wert konkret für die aktuelle Abrechnung direkt in der Verteilertabelle korrigieren. Alternativ berichtigen Sie den ursprünglichen Suchleisteneintrag am FM-Objekt und nutzen anschließend die Funktion „Aktualisierung Verteilertabelle”. So werden die korrigierten Werte erneut übernommen.
Besonders interessant ist die Möglichkeit, spezifische Umlagemengen als Suchleisteneinträge an den FM-Objekten zu erfassen. Dadurch lassen sich nahezu beliebige Verteilungskriterien abbilden. Ob Rauchmelder, SAT-Anlagen, Sonderflächen oder andere objektspezifische Merkmale: Die freien Verteilertabellen bieten hier ein hohes Maß an Flexibilität.
Ein weiterer Vorteil: Werden die Umlagemengen direkt am Mietobjekt gepflegt, stehen die aktuellen Werte auch im Folgejahr automatisch wieder für die Betriebskostenabrechnung zur Verfügung.
Die erweiterten Möglichkeiten der freien Verteilertabellen erleichtern die Betriebskostenabrechnung deutlich. Durch die automatische Vorbelegung aus Flächenkategorien oder Suchleisteneinträgen lassen sich individuelle Umlageschlüssel effizienter und sicherer abbilden.
Gerade bei komplexen Mietstrukturen sparen Sie dadurch nicht nur Zeit, sondern reduzieren auch den Pflegeaufwand und vermeiden Fehler bei der manuellen Erfassung.
* Das Paket „Suchleiste“ mit der Paketklasse SuchleisteEx ermöglicht die Konfiguration beliebiger spezifischer Datenfelder zu ARCHIKART-Verfahren und -Objekten. Es ist in einigen Applikationen standardmäßig als Paket „Zusatzinformationen“ eingebunden, kann darüber hinaus jedoch in nahezu allen ARCHIKART-Applikationen (z.B. FMBasis) konfiguriert werden. Die Einrichtung erfolgt über den ARCHIKART-Konfigurator und erfordert administrative Rechte.
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